CRM de vendas online: é melhor que um sistema instalado?

O que muda entre um CRM online e um instalado?

A diferença principal está em onde o sistema funciona e como a equipe chega até ele. Um CRM online é acessado pela rede; um sistema instalado depende da estrutura definida para a empresa. A definição do NIST descreve a computação em nuvem como acesso sob demanda a recursos de tecnologia por uma rede. [1]

A comparação não deve parar no nome do modelo. Pergunte onde ficam os registros, quem mantém cada parte e o que acontece quando a internet ou um dos sistemas fica indisponível.

Quando o acesso online ajuda a equipe de vendas?

O acesso online ajuda quando vendedores, atendimento e gestão precisam consultar as mesmas informações sem depender de um computador específico. Antes de adotar o serviço, confirme quem administra a infraestrutura e quem configura as permissões: em aplicações de nuvem, essas responsabilidades são divididas entre fornecedor e empresa. [2]

Pense em uma pequena equipe que atende clientes pelo telefone e também faz visitas. Se o vendedor registra uma conversa depois do encontro, a pessoa que acompanha o próximo passo pode consultar o contexto quando tiver acesso autorizado. Isso só funciona se o registro for simples de atualizar e a equipe combinar o que deve entrar nele.

• Confira se cada pessoa terá uma conta própria e apenas os acessos necessários.
• Pergunte como o fornecedor trata cópias de segurança, atualizações e indisponibilidades.
• Verifique se a empresa consegue exportar os registros que precisa manter.
• Liste quais sistemas e canais precisam compartilhar informações com o CRM.

O que avaliar antes de levar o CRM para a nuvem?

Antes da mudança, confira se o cadastro atual está organizado, se as integrações usadas são compatíveis e quais dados precisam acompanhar a equipe. A documentação da Microsoft recomenda avaliar as necessidades do negócio, a qualidade dos dados, os fluxos de informação, a segurança e as conexões com sistemas que continuarão instalados. [3]

Use uma situação simulada para conferir o caminho completo: cadastrar um contato, registrar uma conversa, atualizar o responsável e consultar a próxima ação em outro dispositivo. Anote o que exige trabalho manual antes de migrar a base de toda a empresa.

O CRM continua funcionando se a internet cair?

Isso depende do produto e de como a empresa configurou o sistema; não presuma que todo CRM online opera sem conexão. A documentação de um PDV da Microsoft mostra um exemplo específico em que vendas podem continuar localmente durante a indisponibilidade e os registros são sincronizados depois. Use esse caso como lembrete para perguntar ao fornecedor como o seu CRM lida com falhas. [4]

Defina também uma rotina provisória: quem registra a pendência, onde a equipe guarda o mínimo necessário e quem confere se a informação chegou ao CRM quando o acesso volta. Evite criar planilhas paralelas sem responsável, pois depois será preciso reconciliar os registros.

Como a CW Corp avalia qual modelo serve à empresa?

A CW Corp começa entendendo como a equipe vende, quais sistemas já usa e onde o acesso às informações atrapalha o trabalho. Com esse mapa, pode organizar o CRM atual, avaliar uma ferramenta online ou desenhar uma solução sob medida quando houver uma necessidade que as opções disponíveis não atendam.

O serviço de CRM e processo comercial define etapas, dados, permissões e integrações conforme o cenário analisado. A equipe pode preparar uma situação de teste antes da adoção, como explicamos em como testar um CRM.