Como começar a implantação de CRM na prática?

Resposta curta

Para trocar a planilha pelo CRM sem perder negócios, leve primeiro os que estão em andamento, com responsável e próxima ação definidos, e combine uma data para a planilha deixar de receber atualizações. Assim a equipe troca de ferramenta sem recomeçar as conversas do zero.

Por Equipe CW Publicado em Atualizado em 6 min de leitura

Assunto: implantação de CRM na prática. Se preferir conversar sobre o seu caso, chame no WhatsApp (abre em nova aba).

O que você encontra aqui

O que fazer com os negócios que já estão em andamento?

Antes da migração, veja o que organizar antes da implantação de um CRM na empresa. Aqui, o foco é transferir negócios em andamento sem perder contexto. Antes da migração, veja o que organizar antes da implantação de um CRM na empresa. Aqui, o foco é transferir negócios em andamento sem perder contexto. Antes de trocar a ferramenta, faça uma lista dos negócios abertos: cliente, etapa atual, quem está responsável e o que deve acontecer em seguida. São os registros que mais sofrem na troca, porque a conversa já existe e ninguém quer repetir o que foi combinado.

A Salesforce afirma que a má qualidade dos dados está entre os obstáculos mais frequentes nas migrações para o CRM. Por isso, leve para o sistema primeiro o que tem dono e próxima ação claros, e deixe o restante em consulta até alguém confirmar. [1]

Em que ordem passar as informações para o CRM?

Comece pelos clientes com conversa aberta e pelos retornos marcados, porque são os que a equipe precisa encontrar já no primeiro dia de uso. Cadastros antigos podem esperar até que alguém precise deles.

Ordem sugerida para a passagemConfira cada passo antes de avançar para o próximo.Conceito · Síntese do processo descrito no artigoElaboração: Equipe CW
  • Negócios com retorno marcado para esta semana
  • Conversas abertas com cliente aguardando resposta
  • Clientes que compraram nos últimos meses
  • Campos definidos com a equipe antes da carga
  • Cadastros antigos, só quando alguém precisar deles

Mapeie cada coluna da planilha para um campo do CRM antes de copiar qualquer informação. A Salesforce alerta que um mapeamento incorreto pode deixar dados ausentes ou em lugar errado, por isso vale conferir uma amostra com quem atende antes da carga completa. [1]

Por quanto tempo a planilha pode continuar valendo?

A troca funciona melhor com uma data combinada para a equipe registrar somente no CRM. Até essa data, a planilha pode servir de consulta, sem receber atualizações novas. Manter as duas em uso como controle paralelo costuma voltar a desorganizar a rotina.

A documentação da Microsoft sobre projetos Dynamics 365 trata a migração com escopo, estratégia e plano de corte definidos antes da carga, e com validação da qualidade e da precisão dos dados depois dela. A empresa pode usar a mesma lógica para decidir quando a planilha sai de cena. [2]

O que muda para quem atende depois da troca?

A ferramenta pode estar disponível e ainda assim não ser usada no dia a dia. A Salesforce separa a instalação do sistema da adoção na rotina, e por isso a passagem precisa ser acompanhada de perto nas primeiras semanas. [3]

Antes e depoisAtender depois da passagemO mesmo atendimento com e sem uma passagem organizada para o CRM.

Antes Sem passagem organizada

  1. Quem atende precisa perguntar tudo de novo
  2. Negócio parado sem dono visível
  3. Planilha e CRM com informações diferentes
  4. Retorno combinado só na memória

Depois Com passagem organizada

  1. Quem atende vê o que já foi combinado
  2. Cada negócio tem responsável e próxima ação
  3. A planilha deixa de receber atualizações
  4. O retorno aparece na agenda da equipe

Resumo: A troca dá certo quando a equipe sente ganho no atendimento, e não apenas mais um lugar para preencher.

Conceito · síntese do artigo Elaboração: Equipe CW

Arraste a figura ou a barra para comparar. Setas do teclado também movem.

Treine cada pessoa nas tarefas da própria função, e não no sistema inteiro. A Salesforce recomenda treinamento específico por função, para que os usuários saibam executar o trabalho do dia a dia no novo CRM. [1]

Quando não vale fazer a troca agora?

Adiar a troca é melhor do que fazê-la às pressas quando a equipe ainda não sabe o que vai registrar ou quando os dados copiados não foram conferidos.

  • Sem conferência. Os dados copiados ainda não foram revisados por quem atende.
  • Sem dono. Ninguém assumiu a passagem dos negócios em aberto.
  • Sem combinado. Não há data para deixar a planilha de lado.
  • Sem treino. As pessoas ainda não sabem fazer as tarefas no CRM.

Como saber se a troca deu certo?

Confira se as conversas abertas aparecem com responsável e próxima ação, e se a gestão consegue ver os retornos vencidos sem abrir a planilha. Se a resposta ainda depende da planilha, a troca não terminou e vale revisar a passagem com a equipe.

Do processo à entrega

Como a CW Corp apoia a troca para o CRM?

A equipe pode mudar de ferramenta sem combinar o que acontece com as conversas e os negócios que já estavam em andamento.

A CW Corp entende a planilha ou o WhatsApp que a equipe usa, organiza a ordem da passagem com as pessoas envolvidas e acompanha a conferência inicial dos dados.

  1. Lista dos negócios em andamento. Quais entram primeiro e quem assume cada um.
  2. Mapeamento de campos. Ligação entre as informações atuais e o CRM.
  3. Orientação por função. Tarefas explicadas para cada pessoa da equipe.
  4. Acompanhamento inicial. Registro das dúvidas e dos ajustes da passagem.

Condições do projeto. A passagem depende de a empresa definir a data de corte e de a equipe participar da conferência dos dados.

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Dúvidas da leitura

Perguntas frequentes

O seu caso tem outro detalhe?

Conte a dúvida que ficou. Uma pessoa da equipe responde.

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Como trocar a planilha pelo CRM sem perder negócios?

Leve primeiro os negócios em andamento, com responsável e próxima ação, e combine uma data para parar de atualizar a planilha.

Devo copiar toda a planilha para o CRM?

Não. Copie o que a equipe usa para atender e decidir; o restante pode ficar em consulta até alguém precisar.

Até quando a planilha deve continuar em uso?

Até a data combinada para a equipe registrar somente no CRM. Depois dela, a planilha deve ficar apenas como consulta.

O que fazer se algumas informações não couberem nos campos?

Antes da carga, decida com a equipe onde cada informação vai e se ela realmente precisa ser guardada.

Como treinar a equipe para a troca?

Ensine as tarefas de cada função, com exemplos da rotina, e deixe um lugar claro para levar as dúvidas.

A equipe pode continuar usando o WhatsApp durante a troca?

Sim, mas o combinado precisa ser registrado no CRM para que outra pessoa consiga continuar o atendimento.

Quem deve conferir os dados depois da carga?

Quem atende os clientes no dia a dia, porque conhece as informações que precisam estar corretas.

Como a CW Corp começa a apoiar a troca para o CRM?

A CW Corp entende a planilha ou o WhatsApp que a equipe usa e combina quais negócios e informações entram primeiro.

Quais etapas a CW Corp organiza na passagem para o CRM?

A CW Corp mapeia os campos, organiza a ordem da carga, acompanha a conferência e orienta a equipe nas tarefas da função.

O que a CW Corp entrega nessa troca?

A CW Corp entrega a lista de passagem, a orientação da equipe e o acompanhamento das dúvidas nas primeiras semanas.

Próximo passo

Quer discutir o seu caso? Conheça as etapas e os limites de implantação de CRM ou converse com a equipe.

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Fontes

  1. Salesforce CRM Migration (abre em nova aba) · Salesforce · consultado em . Trata de qualidade dos dados, mapeamento de campos, testes e treinamento por função na migração para o CRM. Voltar ao trecho 1Voltar ao trecho 2Voltar ao trecho 3
  2. Manage configuration and migration data for Dynamics 365 projects (abre em nova aba) · Microsoft Learn · consultado em . Descreve estratégia, plano de corte, papéis e validação da qualidade e da precisão dos dados na migração. Voltar ao trecho
  3. CRM Adoption Strategies: Complete Guide to Driving Salesforce ROI (abre em nova aba) · Salesforce · consultado em . Distingue instalação e adoção diária e aborda alinhamento de processos, feedback dos usuários e aprendizagem. Voltar ao trecho

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